Portar al detall la comptabilitat d’una empresa un procés fonamental per garantir la seva salut financera.
La inèrcia del dia a dia pot fer que les despeses d’una empresa es disparin sense gairebé adonar-nos-en. És necessari revisar i analitzar cada partida per poder detectar aquestes fugues que, a curt termini, poden suposar un sobrecost fàcilment reductible. El control de despeses és un procés fonamental en la salut de l’empresa, imprescindible als inicis i determinant en moments de crisis. La clau no està en retallar sinó en optimitzar. Menys és més.
1. Millor amb Skype
El telèfon és una de les partides recurrents, més inflades i menys optimitzades. A l’oficina, analitza quantes trucades es realitzen davant de l’ordinador i pensa en substituir aquests minuts per plataformes gratuïtes com Skype que et permeten fer trucades i videoconferències gratuïtes.
2. Cafè amb clients
Dinar amb el client està bé, però prendre un cafè no només és més productiu sinó que és molt més econòmic. Allargar la jornada al restaurant amb socis o treballadors tampoc és una solució productiva. Per parlar, debatre i avançar en un projecte, millor a l’oficina o videoconferència.
3. Previsió de viatges
No apuris fins a l’últim dia per reservar vol i hotel. Una fira, un congrés, una visita recurrent… Hi ha molts desplaçaments de feina que es poden planificar amb temps suficient i que suposen un estalvi de més del 50% en la despesa.
Apostar per la factura electrònica és una gran mesura que el 2018 va créixer un 14,9% i va estalviar a les empreses espanyoles més de 1.400 milions d’euros.
4. Revisa subministraments
Revisa les factures de llum, aigua i gas i les tarifes que s’hi apliquen. En el cas de la factura de telefonia i Internet, revisa també si existeixen línies contractades que no s’utilitzen o si la tarifa no s’ajusta a les necessitats reals de l’empresa. Busca i compara al mercat altres ofertes més assequibles per a la teva empresa.
5. No imprimeixis
O, almenys, fes-ho amb cap (i consciència ecològica). Paper, segells, tòner… A diferència del que podríem pensar, allò que és bo per al planeta sol ser també bo per a la nostra butxaca. Apostar per la factura electrònica és una gran mesura. Una solució que el 2018 va créixer un 14,9% i va estalviar a les empreses espanyoles més de 1.400 milions d’euros.
6. Utilitza els canals socials
Una manera fàcil, directa -i pràcticament obligada- de relacionar-nos i parlar amb el client i el potencial client. Les xarxes socials són l’aparador perfecte que pot dir més de l’empresa, els seus productes i serveis que qualsevol díptic o anunci convencional. Un punt de trobada que ens permet parlar, derivar i solucionar incidències de manera immediata i sense generar amb poca o cap inversió.
7. Teletreball
Analitza els llocs de treball, les seves funcions i processos habituals. Molts d’ells podrien complir amb la seva funció en remot, total o parcialment, connectats amb la resta de l’equip a través d’una aplicació de comunicació i gestió de projectes com Slack o Asana. Per a l’empresa, una manera pràctica de reduir costos de menjar i despesa energètica. Per al treballador, un model flexible que pot incrementar la seva productivitat i rendiment.
Salck o Asana són aplicacions de gestió de projectes que poden suposar un estalvi energètic per a l’empresa.
8. Software de gestió
Independentment del model d’empresa, integrar un software de gestió operativa és el gran aliat per reduir les despeses de la seva empresa i estalviar. Producció, logística, estocs, enviaments, comptabilitat… A través d’un software de gestió tot queda integrat, unificant els processos i facilitant informació de gran valor per prendre millors decisions.
