Comunicació i confiança. Aquests són els dos elements que han de tenir els responsables que coordinen i supervisen equips de treball que funcionen en remot durant la pandèmia. Així ho consideren els experts en recursos humans que, durant la crisi sanitària, han vist des de primera fila l'èxode de milers de persones de les oficines als habitatges. «L'entorn laboral ha canviat», afirma Salvador Sicart, director de la consultoria Hays Response. «Els que estan fracassant en la gestió dels seus equips és perquè continuen fent el mateix d'abans sense tenir en compte que el context és un altre», subratlla l'especialista.
En els propers dos o tres anys, a més, 3 de cada 10 organitzacions al món esperen que més del 70 % dels seus empleats teletreballin, segons una anàlisi de la consultoria Capgemini. I mentre el treball en remot es consolida, emergeix una nova forma de dirigir i coordinar les plantilles a distància. El context ha canviat i per això també els responsables han de fer-ho.
«Molts líders van haver d'enfrontar-se per primera vegada amb la situació de gestionar els seus equips en remot, el que els va infondre una sensació inicial de pèrdua de control», afirma Raquel Larena, directora general de Talent, Cultura, Marca i Producte a l'empresa de recursos humans Randstad.
Perquè el teletreball sigui viable ha d'existir un entorn de confiança. «Cal donar autonomia al treballador, predefinint objectius clars, mesurables i assolibles», afirma Rocío Millán, directora de Selecció d'Adecco. L'experta indica que no cal comptar les hores de treball, sinó valorar les fites assolides. «Si controles d'una manera excessiva el treballador en remot, considera que no li tens confiança i el seu nivell de compromís probablement sigui menor», destaca.
«Avui, un bon líder és aquell capaç d'equilibrar el control i la pressió per transmetre confiança al seu equip i donar-li suport perquè compleixi amb els seus objectius», resumeix Miriam Martín, directora de Màrqueting de Sodexo Beneficios e Incentivos, una consultoria de serveis de qualitat de vida. Però si això no s'aconsegueix, es pot comprometre la productivitat dels treballadors. «Un professional se sentirà frustrat si no compta amb la confiança del seu cap, i atabalat si nota un control excessiu», recalca Larena.
Objectiu del líder: metes clares per a l'equip
Per encertar, Sicart posa de manifest que el primordial és que l'equip tingui les metes clares. I aquesta és la tasca del líder en un equip. «Els objectius no només són en termes de facturació, sinó en tasques que cal realitzar i en responsabilitats», afegeix. Quan hi un full de ruta definit i un clima de confiança, comptabilitzar les hores es converteix en un concepte poc rellevant. «En lloc de fer aquest seguiment exhaustiu dels horaris, cal proporcionar a l'empleat la flexibilitat per conciliar», explica Martín. Una de les claus en aquests moments és cuidar l'aspecte productiu i emocional dels treballadors, afegeix l'expert de Hays Response.
«Hem de tenir en compte que molta gent ha passat de treballar cada dia envoltada dels seus companys a fer-ho sola a casa i això ha derivat en casos de depressions o un altres tipus de trastorns», destaca Sicart. «Les persones a càrrec dels equips han de considerar aquest fet i preocupar-se pel benestar emocional dels seus treballadors, cosa que abans no era una prioritat i que ara mateix és clau», afegeix.
En aquest sentit, moltes empreses estan impulsant activitats orientades en aquesta direcció. De fet, assegura Martín, el 66 % de les empreses espanyoles han reforçat la seva comunicació interna en els últims mesos a causa de la COVID-19, una qüestió necessària per refermar el compromís i mantenir la motivació de l'equip.
Eines per a la comunicació i la col·laboració telemàtica
Generar una comunicació fluïda entre l'equip és un aspecte fonamental per gestionar el teletreball. I encara que pugui semblar obvi, comptar amb un bon equip informàtic, un telèfon i una connexió adequada són elements bàsics per dur a terme les tasques professionals.
L'eina a utilitzar dependrà del tipus de missatge que es vulgui comunicar, de la urgència i del nombre de persones involucrades. «Una trucada de vídeo de 10 minuts per abordar un tema complicat pot agilitzar qüestions que a través del correu electrònic es convertirien en una llarga cadena», opina Martín.
Pel que fa als programes per gestionar el treball, l’EAE Business School recomana, a més del correu electrònic —essencial en qualsevol activitat— utilitzar Zoom, Skype o Hangouts per fer videotrucades; Sesame per gestionar tasques i projectes, a més de feines relacionades amb els recursos humans especialment; Trello per organitzar projectes, i Google Drive per compartir documents.
La manera de comunicar-se del teleresponsable amb l'equip també contribuirà a la cohesió del grup. «És preferible la videotrucada a la trucada; la trucada al correu electrònic, i el correu electrònic a la missatgeria instantània (WhatsApp)», afirma Sicart. Espanya no era un país habituat al teletreball i, en aquest sentit, el mèrit és de les empreses que han sabut adaptar-se a les noves necessitats. Segons Hays Response, gairebé el 85 % de les companyies es van adaptar a les necessitats tecnològiques en una sola setmana des de l'inici del confinament.
El que cal fer ara, però, és gestionar bé els recursos, sobretot la comunicació i la relació entre les persones. «No es tracta només de la relació entre el cap i el treballador, sinó entre els mateixos treballadors. Com més personal sigui el tracte, molt millor», conclou Sicart.
