«Fomentar una cultura de l’anàlisi de dades basades en l’evidència.» Així és com es manifestava José Luis Escrivá, actual ministre d’Inclusió, Seguretat Social i Migracions, quan era president de l’Autoritat Independent de Responsabilitat Fiscal (AIReF), una frase que defineix a la perfecció un benefici inèdit del qual gaudim per primera vegada en la història de la humanitat però que, alhora, genera un enorme problema: a cop de clic, la xarxa ens ofereix accés a una quantitat ingent d’informació, tot i que és precisament aquesta sobreabundància la que, en moltes ocasions, impedeix arribar a assolir el contingut que realment aporta el valor afegit necessari per a optimitzar la presa de decisions i minimitzar el risc de les accions.
Aquest fenomen rep noms diferents, en funció de l’autor que consultem, però majoritàriament es coneix com a infobesitat o sobrecàrrega informativa (alguns fins i tot encunyen termes més despectius com infoxicació o infopol·lució), és a dir, es disposa de quantitats tan elevades d’informació, alguna de contradictòria i fins i tot sense contrastar, que es produeix soroll (o distorsió) a l’hora d’intentar elaborar qualsevol anàlisi, de manera que resulta molt complicat arribar a allò que és rellevant per a l’objectiu que ens hem marcat.
Per a moltes empreses, navegar en aquest oceà infinit de dades suposa un repte molt exigent, que requereix protocols molt rigorosos per dur a terme activitats com la filtració i classificació de la informació, l’aplicació de tècniques de processament massiu i relacional, així com establir mecanismes periòdics d’esborrament del que no sigui rellevant. Tot això sota dues premisses bàsiques però ambicioses: simplificar d’una manera intel·ligent i estar en permanent revisió del mètode d’anàlisi que seguim, comparant-lo amb altres per anar obtenint cada vegada més bons resultats.
Et pot interessar: Les marques s’uneixen contra les fake news
Com aprofitar millor la informació per al negoci
De la mateixa manera que es desenvolupen altres projectes dins d’una empresa en àmbits com la fabricació, l’activitat comercial o la gestió dels recursos humans, l’anàlisi de la informació ha de comptar amb una planificació estratègica, que parteix d’una anàlisi de l’estructura interna de la companyia, per detectar quines àrees la necessiten i de quina manera es filtra entre els diferents departaments per fer-ne un aprofitament més eficient.
Entre d’altres, la gestió efectiva de la informació en una organització, requereix els mecanismes següents:
- Un desenvolupament normatiu sobre l’ús intern de la informació, que llegeixi i accepti tot el personal de l’empresa, i que compti amb un equip que s’ocupi de l’atenció de possibles incidències que es produeixin al llarg del procés.
- Protocols interns de control i verificació de l’ús de la informació, que es plasmarà posteriorment en un informe amb KPIs i altres indicadors de mesurament que serveixin de balanç de resultats i reptes de futur.
- Periòdicament, és convenient contractar una entitat externa que faci una due diligence de la gestió d’informació que s’ha fet durant un període determinat, i n’extregui recomanacions de millora.
El pas endavant amb la tecnologia
Les noves tecnologies de la informació (TIC) no només permeten emmagatzemar i conservar grans volums de continguts, sinó que han afavorit el desenvolupament d’eines que estan revolucionant completament la gestió de la informació. Un exemple d’aquest tipus d’utilitats és Pulso, llançada recentment per Banc Sabadell, que a partir de les interaccions amb terminals de punt de venda (TPV) del banc permet analitzar l’evolució econòmica en temps real.
Les dades massives (big data), per exemple, possibiliten convertir en dades tot allò que desitgem, i permeten mesurar, emmagatzemar i compartir qualsevol cosa a través de les tres ves (volum, velocitat i varietat). Aquesta tecnologia, de fet, ha donat origen a una disciplina, la datificació, que, unida a la computació al núvol (cloud computing), permet que Internet aposti cada vegada més per la llibertat total en l’accés a la informació (fenomen que es coneix com a arquitectura oberta), la qual cosa, al seu torn, està generant nous continguts que es poden comparar i analitzar conjuntament i generar una espiral infinita.
La mineria de dades representa un pas més enllà de les dades massives en el món empresarial, ja que permet a les organitzacions prendre decisions més fàcilment a partir del coneixement que s’extreu de les dades, expressable a través d’un enfocament predictiu basat en patrons extrapolables a escenaris futurs. Aquesta tecnologia parteix de l’aplicació de logaritmes per obtenir resultats, i els programaris actualment més coneguts del mercat per a aquesta matèria, com ara SAS, RapidMiner o KMINE, es basen en la utilització d’aquests logaritmes.
Et pot interessar: Per què les companyies que fan servir intel·ligència artificial estaran més ben posicionades en el nou escenari global
La intel·ligència de negocis (business intelligence) consisteix en realitat en el disseny d’una infraestructura interna en una organització per accedir i analitzar en millors condicions la informació disponible i, així, millorar el seu funcionament global. El repte aquí és aprofitar totes les bases de dades a l’abast de l’entitat, tant internes com externes, per transformar la informació que se n’extregui en uns paràmetres comuns que en permetin l’emmagatzematge i la utilització en qualsevol projecte de la companyia.
Gestió de la informació per part dels directius
La sobrecàrrega d’informació és un dels principals problemes a què s’enfronten els directius de qualsevol companyia, i més en entorns de gran incertesa com l’actual, on resulta molt difícil establir prediccions fins i tot a curt termini. Malgrat això, cada vegada tenen més necessitat de comptar amb dades més precises i útils per a la presa de decisions clau, i això fa que es moguin en un equilibri complicat on resulta fonamental escollir bé les fonts d’informació i les eines d’anàlisi que siguin adequades.
Davant d’aquesta tessitura, el més aconsellable és definir un pla d’actuació que sigui clar i executable, però que serveixi al propòsit marcat, i inclogui:
- Definir exactament el que pretenem saber.
- Triar els mecanismes per aconseguir-ho.
- Marcar els criteris de selecció de la informació i els paràmetres per analitzar-los.
- Envoltar-se de l’equip humà i tecnològic adequat per assolir l’èxit.
En aquest disseny, la figura del documentalista digital és de vital importància, ja que és fonamental el seu criteri per a escollir la informació rellevant que s’utilitzarà, i també per contextualitzar-la en la realitat de l’empresa. Exerceix un doble rol com a filtrador de continguts per a una anàlisi posterior per part de la tecnologia i és, precisament, l’encarregat d’anar actualitzant les eines 4.0 perquè prestin un servei cada vegada més eficaç.
De fet, com apunten diferents experts, com Enrique Dans, periodista i professor d’Innovació i Tecnologia a la IE Business School, el documentalista digital és un executor clau dins de l’organització a partir de tres paràmetres molt clars: la fragmentació de les dades, l’excés d’integració de programari i l’automatització incompleta, de manera que tot, part humana i part tecnològica, funcioni a l’uníson per gestionar adequadament la sobrecàrrega d’informació.
