La digitalització de les empreses i de l'Administració ha fet que molts tràmits que fins fa poc es feien en paper actualment es completin per via telemàtica. L'emissió de factures és un dels procediments administratius que ja es pot executar íntegrament de forma digital. Però, com es fa una factura electrònica?
Què és una factura electrònica?
Una factura electrònica és un fitxer digital que compleix la mateixa funció que les factures tradicionals en paper. És a dir, és un document que serveix com a justificant del lliurament de béns o de la prestació de serveis. Els efectes legals d'una factura electrònica són els mateixos que els d'una factura en paper. L'única diferència entre tots dos tipus de factures és que l'electrònica s'expedeix i s'envia en format digital.
És, al capdavall, una alternativa legal a la factura en paper. L'única condició per justificar una transacció comercial amb una factura electrònica és que totes dues parts estiguin d'acord a utilitzar aquest format.
En quins casos es fa servir una factura electrònica?
Des de l'any 2015 qualsevol empresa que faci negocis amb l'Administració pública té l'obligació de presentar les factures de manera electrònica.
Quan es tracta d'una operació entre dues empreses privades, l'ús de la factura electrònica és opcional i només es farà servir si les dues parts ho aproven.
Què cal per emetre una factura electrònica?
Per a l'emissió de la factura electrònica, cal tenir una signatura electrònica per verificar la identitat. Alhora, per poder tenir una signatura electrònica cal disposar d'un certificat digital o document nacional d'identitat (DNI) electrònic, gràcies al qual es pot comprovar la identitat del signant. Sense aquests documents digitals no és possible emetre una factura electrònica vàlida.
Tipus de factura electrònica
Cal distingir entre dues classes de factura electrònica segons la seva estructura i el seu format:
- Estructurades. Són aquelles que segueixen una estructura predeterminada i que són generades de manera automàtica per un sistema informàtic. Com que tenen una estructura clara, aquestes factures poden ser registrades i arxivades automàticament pels sistemes de comptabilitat del receptor. En aquest tipus de factures s'agrupen les generades pel codi informàtic XML, com ara UBL o Facturae, o EDIFACT.
- No estructurades. Són les factures electròniques d'elaboració manual. Pot ser, per exemple, d'un fitxer en format PDF o JPG que no està elaborat amb un llenguatge informàtic estandarditzat. L'emissor de les factures les ha d'elaborar per si mateix, mentre que el receptor no podrà esperar que un sistema informàtic les tramiti automàticament. Les factures electròniques no estructurades, en ser impossible la seva tramitació automàtica, suposen invertir més temps i esforç.
Com es fa una factura electrònica?
L'elaboració d'una factura electrònica serà diferent segons si és estructurada o no estructurada. En el cas de les estructurades, és habitual disposar d'un programa informàtic que generi les factures automàticament. L'emissor només haurà d'introduir les dades específiques de cada factura: l'empresa destinatària de la factura, l'import de la factura i la data d'emissió.
Si es tracta d'una factura electrònica no estructurada, cal elaborar-la manualment amb un processador de textos, una taula d'Excel o un editor de fotos.
Pot interessar-te: Set plantilles d'Excel que t'ajudaran a optimitzar el teu negoci
Avantatges de la factura electrònica
- Reduir els costos en paper, impressió i enviament postal de les factures.
- Estalviar temps i feina amb la generació automàtica de factures electròniques.
- Reduir els errors humans en l'elaboració de les factures.
- Facilitar l'automatització i la mecanització de tota la informació sobre les operacions de l'empresa.
- En no haver d'imprimir les factures i emmagatzemar-les en paper, es pot estalviar espai a l'oficina.
- Escurçar els cicles de tramitació de les factures, cosa que alhora permet cobrar abans.
Vols que un expert t'aconselli sense cap mena de compromís sobre què convé més a la teva empresa? Deixa’t assessorar per un especialista.
