movi-image-elpais-guia-autonomos-herramientas-digitales-1
Envia'ns suggerències
Petita empresa
4 min del teu temps

Guia per a autònoms: les eines digitals per a una gestió integral del negoci

Fri Aug 07 11:42:59 CEST 2020

El col·lectiu de treballadors per compte propi té al seu abast un ventall de programes per gestionar els aspectes més importants de la seva empresa: des de la facturació fins a l'emmagatzematge de dades o la comunicació amb els seus clients

Els autònoms encaren un any ple d’incertesa per la crisi derivada de la pandèmia. Per això, estar al dia dels ajuts i optimitzar tots els seus recursos és clau per poder continuar exercint la seva activitat. I la digitalització està demostrant que té un paper fonamental en aquest camí cap a la nova normalitat, atès que facilita a les empreses eines que els permeten agilitar i controlar millor els processos: des de la gestió de pressupostos i factures fins a l’optimització de la productivitat. Un procés que ha obligat molts treballadors per compte propi a adquirir coneixements en aquest àmbit.

Segons dades de l’Institut Nacional d’Estadística (INE) al seu informe sobre Equipamiento y Uso de Tecnologías y Comunicación en los Hogares en 2019, un 30 % dels autònoms no van fer tasques relacionades amb la informàtica al llarg del 2019 i, en aquest mateix període, un 28 % no van fer ús d’Internet. Unes xifres que posen de manifest el problema de la digitalització dels autònoms. “Necessiten formació urgent, amb processos senzills i didàctics, perquè gairebé la meitat dels autònoms a Espanya tenen entre 52 i 64 anys i un baix nivell de digitalització”, afirma Eduardo Abad, president de la Unión de Profesionales y Trabajadores Autónomos (UPTA).

UN COL·LECTIU NOMBRÓS

Més de la meitat dels autònoms s’han acollit a algun dels ajuts (vigents fins al 30 de setembre) que el Govern ha establert per pal·liar els efectes de la crisi provocada per la COVID-19. Aquesta dada, derivada de l’Estudio sobre la situación del autónomo en la crisis de la covid-19, de l’assessoria online Infoautónomos i la Universitat de Granada, deixa paleses les dificultats que està passant bona part d’aquest col·lectiu, que agrupa 3.200.000 professionals i que suposa el 17 % del producte interior brut del país, segons la Federación Nacional de Trabajadores Autónomos (ATA).

Aquest context marcat pels canvis ha suposat per a molts un període de reflexió en el qual s’han plantejat com poden fer el salt a l’entorn virtual. Xavier Capellades, CEO de Nomo, una plataforma fintech per a autònoms i freelancers, explica que “els autònoms, contínuament, ens diuen que ho estan passant malament, però que s’estan adonant que cal digitalitzar-se per estalviar temps i diners”.

“La digitalització permet arribar a més mercats, diversificar el negoci i augmentar els ingressos”, subratlla Capellades al podcast de Banc Sabadell. Aquesta transformació ajudarà el professional a simplificar i automatitzar les tasques mecàniques per centrar-se en els clients i en els serveis, la raó de ser del seu negoci. El Ministeri d’Indústria ha demostrat la importància d’aquests instruments en llançar, juntament amb Google, Impulso Digital, un programa que té com a objectiu impulsar el procés de digitalització de pimes i autònoms. Però no és l’única opció. Al mercat hi ha multitud d’instruments adreçats a donar cobertura a cadascuna de les tasques. La majoria són aptes per a tots els nivells de digitalització i acostumen a ser transversals, és a dir, “permeten organitzar-se i adaptar-se a tots els negocis i situacions”, assenyala Xurxo Domínguez, un dels fundadors de Galihost, plataforma de lloguer turístic amb un nivell elevat de digitalització.

En general, aquestes eines tenen les característiques següents:

  • Tenen serveis bàsics (que solen ser gratuïts) per als qui comencen i serveis prèmium (normalment de pagament) que s’adapten al creixement del negoci, amb una òptima relació qualitat-preu.
  • Són senzilles d’usar, per la qual cosa s’adapten a tots els nivells de digitalització.
  • Són segures i estables, amb un recorregut valorat pels usuaris.
  • Aporten funcionalitats que simplifiquen les tasques.
  • En general s’integren amb eines de tercers, com, per exemple, amb Microsoft Office, cosa que les fa més eficients i funcionals.

“El més important abans de triar-ne una és no duplicar eines en cada procés per no generar confusió”, apunta Cristóbal Álvarez, professor de postgrau de l’Escola de Negocis ESIC.

Aquestes són algunes de les possibilitats que hi ha, segons cada procés:

Comptabilitat, impostos i facturació

Fer balanços, generar factures o presentar impostos són algunes de les complexes tasques que, a més, requereixen molt de temps. Per això, hi ha aplicacions com Nomo, que digitalitzen processos com a primer pas cap a la transformació plena. L’aplicació Nomo neix de la mà d’InnoCells, amb la idea d’unificar en una mateixa eina tots els serveis i eines vinculats a la gestió del negoci, els impostos i els serveis financers de l’autònom. Precisament, la crisi generada per la COVID-19 ha ajudat a reforçar aquesta necessitat d’evolucionar de molts autònoms, que han vist que digitalitzar-se pot ser més eficient i pràctic. “S’han adonat de la limitació d’haver d’anar a una oficina, que el món evoluciona de pressa i que no hi ha excuses o mandra que justifiquin no aprofitar aquestes eines innovadores”, afirma Capellades. Digitalitzar tiquets i factures, controlar la despesa i les vendes, agregar un compte bancari de qualsevol entitat financera per visualitzar en temps real la tresoreria del negoci, conciliar la comptabilitat amb els moviments bancaris, analitzar el resultat net trimestral de l’autònom, calcular en temps real la liquidació d’impostos que cal pagar al final del trimestre i consultar el servei de gestoria són algunes de les accions que Nomo permet fer de manera virtual.

“Els autònoms han vist l’oportunitat de canviar la seva relació amb les entitats financeres per ser més àgils i eficients”, explica Capellades. Aquesta plataforma disposa d’una prova gratuïta i d’una versió de pagament amb més serveis.

Gestió de clients

Tenir localitzats els clients passats i actuals i captar els potencials per oferir-los els serveis és important perquè la facturació creixi. Per a això hi ha el programari CRM (amb possibilitats com ara Suma CMR i Sugar CMR), que permet administrar la informació i fer un seguiment dels clients, gestionar les incidències o crear una biblioteca de documents. Ofereix proves gratuïtes i versions de pagament segons el volum de negoci.

Millora de la productivitat

Organitzar les tasques diàries, setmanals o mensuals facilita la feina, especialment amb empleats i socis, i permet tenir a la vista les tasques pendents de cada dia, cosa que és fonamental. Marcar-se un horari i un calendari, per exemple, permet optimitzar el temps i ser més eficients. Al mercat hi ha aplicacions com ara Trello (d’ús gratuït), que disposa les tasques en diferents columnes (“per fer”, “fent-se” i “fet”) per identificar d’un cop d’ull les prioritats per dates, a més de generar avisos abans de les cites. També hi ha Remember the Milk (amb una versió gratuïta i una altra de pagament), que funciona com una agenda online en la qual es poden crear llistes amb múltiples tasques i ubicacions.

Comunicació amb els clients

És un altre pilar bàsic, que està relacionat íntimament amb la gestió dels clients. “Si tens una base de dades d’usuaris, per què no encetes una conversa amb ells?”, pregunta Cristóbal Álvarez, d’ESIC. Entre les aplicacions més conegudes hi ha Hootsuite, amb una versió gratuïta bàsica i una de pagament, amb la qual es poden programar les publicacions a les xarxes socials i es pot organitzar un calendari, a més d’afegir enllaços i fotografies. Mailchimp també és molt interessant per treballar la teva estratègia d’emailing o d’enviament de correus electrònics, que els automatitza per temes o clients, entre altres possibilitats. Mailchimp és gratuït, encara que també té opció prèmium.

Emmagatzematge de dades en el núvol

Desar documents en el núvol ha esdevingut imprescindible davant la ingent quantitat de dades que genera un negoci. Però requereix atenció i temps. “Virtualitzar els documents i tenir-ne còpies de seguretat, entre altres coses, facilita accedir-hi des de qualsevol dispositiu amb la màxima seguretat”, afirma Cristóbal Álvarez, professor de postgrau de l’Escola de Negocis ESIC. Són coneguts, entre d’altres, els sistemes Google Drive o Dropbox (tots dos amb una versió bàsica gratuïta i una altra de pagament), amb un ampli marge d’emmagatzematge des del qual es poden compartir fitxers amb clients i proveïdors.

INICIATIVA PER AL PETIT COMERÇ

Més de 750.000 autònoms formen el sector del petit comerç, “dels quals menys del 30 % fan servir les noves tecnologies per millorar els seus sistemes de producció”, postil·la Eduardo Abad, president de la Unión de Profesionales y Trabajadores Autónomos (UPTA).

Un sector fustigat fortament per aquesta crisi i per al qual també s’han implementat eines específiques com ara Pulso, de Banc Sabadell. Oberta i gratuïta, amb dades en temps real, en aquesta plataforma es pot consultar la informació diària sobre l’evolució del consum i de l’activitat comercial a tot Espanya.

 
-Categories i etiquetes-
up