Els programes de videotrucades han estat un salvavides per a milers d'empreses de tot el món des de la implantació del teletreball com a mesura per reduir el presentisme laboral i controlar l'expansió de la pandèmia. Han estat tan importants que algunes companyies que ofereixen aquest servei, com Zoom, han passat de 10 milions d'usuaris a 300 milions des del començament de la pandèmia. Un increment que s'ha notat a la borsa, on aquesta firma californiana ha quadruplicat el seu valor en un any, segons les últimes xifres de l'índex borsari Nasdaq 100.
Les dades, recolzades per les previsions dels experts, són clares: aquestes reunions a distància i davant d'una càmera han arribat per quedar-se i saber manejar-se en aquest entorn és sinònim d'èxit al món laboral. Però encara és una eina massa nova. Per això són molts els caps i els treballadors que es pregunten: Com ha de ser la telereunió ideal?
Per a Marco Táboas, especialista en transformació i digitalització empresarial, la videotrucada efectiva comença amb una bona organització. “Aquestes reunions són un punt feble en moltes empreses perquè s'estructuren malament: gent que no hauria d'estar-hi convocada, sense un focus definit, amb una durada interminable... Al final, acaben no sent realment útils i, a més, distreuen els implicats de la seva ocupació diària”, puntualitza Táboas.
El primer consell d'aquest expert és organitzar reunions curtes, de no més de mitja hora per sessió. Un truc que funciona, diu, és posar-hi un comptador o cronòmetre que permeti als assistents “ser conscients del temps transcorregut i del que queda”.
Pel que fa al nombre de participants, és recomanable evitar grups de més de sis persones. Per tant, escollir els components de la reunió esdevé un factor determinant. “Cal recordar que els treballadors treballen des de casa i que s'han de connectar en remot, i això implica més temps. Una videotrucada amb un nombre elevat de convocats es pot convertir en tot un malson”, explica Táboas.
El dubte més comú: com comencem la reunió? És clar que no totes tenen el mateix objectiu, però sigui com sigui, la salutació és de compliment obligat. Això sí, en el pla virtual cal no oblidar-se que, a més de saludar-se de manera natural, convé dur a terme les pertinents presentacions, ja que és probable que hi participin persones que no es coneguin. “Cal diferenciar una presentació seriosa, perquè els membres de la reunió no es coneixen o són de diferents organitzacions, de la salutació informal entre els integrants d'un equip o d'una mateixa empresa, entre els quals hi ha més confiança i s'hauria d'anar més al gra”, afirma l'expert.
Això sens perjudici, subratlla l'expert, que calgui dedicar uns minuts per parlar sobre alguna cosa quotidiana, especialment ara que les circumstàncies estan colpejant durament molta gent. Això sí, precisa, sempre abans o després de tractar els temes per als quals s'ha convocat la reunió. “La reunió ha de ser sagrada en la mesura del possible”.
Per a Eva Cantavella, formadora de recursos humans i comunicació, especialitzada en optimització de reunions i cofundadora d’Implicatia Consultores —que impartirà el webinar “Reunions eficaces en temps de teletreball”, organitzat per HUB Empresa de Banc Sabadell—, una competència per a l’optimització de les reunions que s'ha de treballar és la calidesa digital. “Se n'està parlant molt i és veritat que hi ha gent que, amb el seu parallenguatge (el to, el volum i la velocitat) aporten aquesta calidesa tan necessària”, descriu l'experta, cofundadora d’Implicatia Consultores.
Reunir el personal sense una guia prèvia o un ordre del dia en què cada membre tingui clar de què es parlarà o quina és la seva àrea de decisió, és sinònim de fracàs. Preparar una llista de tasques permetrà que la videoconferència sigui més àgil i s'estalviarà un temps valuós. Juntament amb el correu electrònic de la convocatòria, és recomanable adjuntar-hi un dossier o una explicació del motiu de la trucada.
Altres recomanacions durant la videoconferència
Táboas afegeix que els assistents han d’intentar estar enfocats a la reunió i no en altres tasques. Per exemple, és clau tancar les finestres del cercador que no tinguin res a veure amb el tema tractat i assegurar-se que ningú aliè a la trucada de vídeo s’hi coli per descuit, com acostuma a passar si es treballa des de casa.
Fixar torns de paraula s'ha convertit en una altra de les bases perquè una telereunió no es converteixi en una discussió intel·ligible. Tot i que la qualitat de les connexions és cada vegada més òptima, és habitual que es produeixin retards del senyal d'Internet que provoquen que els participants acabin parlant uns per sobre dels altres. Per això, la figura del moderador o del convocant és imprescindible. En començar la sessió han de fixar els temps de la conferència.
CINC CONSELLS PER SER UN BON VIDEOPARTICIPANT
1. Utilitzar la càmera. La primera temptació és no engegar la càmera web per por de no sortir-hi afavorit o perquè el lloc de treball no sigui tan perfecte com ens agradaria. No obstant això, és un error mantenir-la apagada. Primer, perquè mantenir el contacte visual amb l'interlocutor ajuda a minimitzar els efectes del distanciament que provoca una reunió virtual, segons explica Táboas.
Segon, perquè el llenguatge corporal, tot i ser per vídeo, continua sent una eina útil per transmetre convenciment i confiança a la resta dels participants. Per això la distància de l'enquadrament és important: sempre s’han de situar les mans a l'altura del coll perquè es vegi com les movem i ser més expressius. No obstant això, Eva Cantavella, formadora de recursos humans i comunicació especialitzada en optimització de reunions i cofundadora d’Implicatia Consultores, adverteix que s'ha d’anar amb compte quan s'utilitzen dos dispositius: “Cal mirar de cara el dispositiu que té la càmera encesa. No són pocs els que hi parlen de perfil”.
2. Provar el so abans de connectar-se. Un dels problemes més habituals són les interrupcions i, conseqüentment, la pèrdua de temps per culpa de les fallades de l'àudio: no se sent la persona que parla, s'entretalla o se sent un soroll de fons. Per solucionar aquests contratemps, és aconsellable dur a terme la videotrucada en un lloc tranquil, a prop del router (o fins i tot connectar-s’hi directament) i comprovar el senyal del so abans d'iniciar la reunió.
3. Silenciar el micròfon si no s'intervé. El soroll de fons, fins i tot si és ambiental, pot ser molest. Desactivar el micròfon quan no es té el torn de paraula és la millor opció perquè l'àudio general sigui òptim. A més, triar un bon micròfon, si és possible, és essencial per captar l'atenció dels participants, especialment si són clients.
4. Utilitzar uns auriculars adequats. Si no s'utilitzen auriculars, el so sol ser buit i molt deficient. A més, pot ser un problema per a la resta dels integrants si el so que surt dels altaveus es cola pel micròfon i es genera ressò o soroll.
5. Compte amb el fons. Triar un lloc per fer les videotrucades de feina no sempre és fàcil. Pocs treballadors tenen un despatx o una biblioteca a casa. L'opció guanyadora és un fons neutre com, per exemple, una paret llisa. Hi ha internautes que utilitzen fons digitals, tot i que, si s'opta per utilitzar aquests fons, sempre cal ser previnguts, ja que l'elecció es pot prendre com una falta de respecte per als altres participants si la reunió té un caràcter seriós.
