movi-image-lainformacion-ladrones-tiempo-teletrabajo-1
Socis i Empleats
4 min del teu temps

Lladres de temps i teletreball: com puc millorar la productivitat?

12/01/2021

Aprendre a organitzar-se i evitar distraccions i interrupcions són dos aspectes clau per treballar de manera eficaç i eficient des de casa.

Els experts afirmen que el teletreball ha arribat per quedar-se: segons dades de la consultoria Randstad, el nombre de teletreballadors ha augmentat més d'un 200 % aquest 2020. En concret, 3.015.200 d’ocupats a Espanya estan treballant més de la meitat dels dies de la seva jornada des del seu domicili; un 16,2 % del total. El 2019 la xifra era del 4,8 %, sense arribar al milió de professionals en aquesta situació.

És cert que aquest creixement està marcat per la pandèmia de la COVID-19 i la recomanació per part de les autoritats sanitàries de fomentar aquesta pràctica per evitar contactes i reduir les possibilitats de contagi, però després de viure aquesta situació moltes empreses també han vist altres avantatges en aquesta modalitat de treball, com la reducció de costos i l'absentisme laboral o la millora en la productivitat.

Pot interessar-te: La fi de les grans i superpoblades oficines?

Per al treballador, dur a terme les tasques des del seu domicili també ofereix beneficis importants, ja que afavoreix la conciliació, ofereix llibertat d'horaris i genera menys estrès. Aquestes qüestions conviden a pensar que una millor situació del professional està lligada a una millora de la seva productivitat, però hi ha altres factors que cal tenir en compte, com tenir un espai i un equip adequats per treballar a casa o la capacitat de concentració del treballador fora del seu entorn habitual. En aquest sentit, els lladres de temps són un dels aspectes més importants.

Pot interessar-te: escolta el Podcast de Banc Sabadell Adeu oficina, benvingut espai, amb Francesc Julià, director de marca a Kave Home.

 

El concepte de lladres de temps fa referència a aquells hàbits i activitats que fan malgastar part del temps mentre es treballa; petites interrupcions o pauses que distreuen de la tasca principal que s'està duent a terme. A WorkMeter, empresa dedicada a la gestió dels recursos humans, assenyalen que els lladres de temps són enemics de la productivitat «perquè redueixen entre un 50 % i un 70 % la quantitat d'hores reals de feina, afecten la concentració i els nivells d’atenció, provoquen retards d’entre sis i nou minuts cada vegada que s’hi cau i retarden la consecució de les metes».

Els lladres de temps més freqüents

Els lladres de temps es poden dividir en dos grups: interns i externs. Els interns són els del mateix treballador, que sorgeixen de la seva conducta i de la seva manera de gestionar el temps, com:

  • Treballar en mode multitasking o multitasca, fent diverses coses alhora.
    No tenir una planificació adequada i treballar sense objectius o motivació.
    No saber dir que no o delegar tasques.
    Ajornar i posposar tasques. 

Pot interessar-te: Com ens podem sentir motivats a la feina en la ‘nova normalitat’?

Els externs són els que l’empleat no pot controlar:

  • El telèfon, el correu electrònic i els xats interns de l'empresa.
  • Les reunions de treball.
  • Les interrupcions i les peticions d'altres companys. 

A més, quan es treballa en un entorn que no és el laboral, poden aparèixer amb més facilitat nous lladres de temps, com certes tasques de la llar o quefers personals.

Com els podem combatre?

A l'escola de negocis OBS Business School assenyalen tres passos fonamentals per combatre els lladres de temps: el primer, posar-los nom: «Cap pèrdua de temps apareix del no-res. És recomanable que el mateix treballador faci autocrítica i estableixi possibles fissures d'aquest tipus en el seu acompliment».

El segon pas consisteix a determinar-ne les causes, si es tracta d'alguna cosa interna i si és una qüestió d’organització personal. El tercer és «implementar mètodes que neutralitzin aquest tipus de pràctiques de manera que no es continuïn repetint». Per fer-ho, és vital dur a terme les tasques segons la seva importància, establir els objectius i ser capaç de frenar les distraccions.

Davant d'una interrupció, es necessiten, de mitjana, uns 15 minuts per recuperar la concentració perduda. Per evitar-ho, hi ha algunes pautes molt senzilles que es poden incorporar al dia a dia per combatre aquests lladres de temps

  • Email. Per evitar consultar el correu electrònic o el xat intern de l'empresa, és convenient tenir-los tancats mentre s'està fent una altra tasca. Un cop acabada, i abans de començar amb la següent, és moment de revisar-los. Si hi ha algun tema laboral urgent, no et preocupis: recorda que sempre hi ha altres vies de contacte més immediates com el telèfon.
  • Reunions eficients. Preparar les reunions amb anterioritat evita que es prolonguin més del necessari, i s'ha d'establir una hora d'inici i de final. A més, cal convocar només les persones implicades perquè la pèrdua de temps no afecti més persones de les necessàries.

Pot interessar-te: L'èxit de saber organitzar (i participar) en una videotrucada laboral 

  • Dir «no». Trucades inesperades, peticions d'ajuda puntuals... Quan t'enfrontis a una interrupció, has de ser capaç de dir que no o ajornar-la per a més endavant, ja que atendre aquests assumptes ajuda la persona en qüestió, però pot repercutir negativament en el teu rendiment.
  • Establir una llista de prioritats. Tot i que la data de lliurament tendeix a ser la qüestió més important, convé començar la jornada amb la tasca més difícil i deixar per a última hora les més senzilles i que menys esforç suposin, ja que la concentració baixa a mesura que passen les hores.

Una millora de la productivitat

Espanya és un dels països amb els nivells de productivitat més baixos de l'Organització per a la Cooperació i el Desenvolupament Econòmic (OCDE), fet que molts experts atribueixen a la disposició de la jornada laboral, que a Europa tendeix a ser intensiva i que aquí s'allarga fins al vespre, amb una aturada massa llarga a l'hora de dinar.

Segons WorkMeter, la mitjana d'hores presencials que un treballador passa al lloc de feina és de 9 hores i 19 minuts, de les quals es treballa un temps actiu real de 7 hores i 12 minuts, descomptant-hi les pauses per menjar i altres interrupcions. D'aquest temps, un treballador és productiu durant 6 hores i 34 minuts; és a dir, que inverteix aquest temps en activitats que són considerades productives per l'organització per a aquest lloc de treball concret.

Pot interessar-te: Millora la productivitat dels teus empleats

En aquest sentit, el teletreball suposa una gran oportunitat, ja que la flexibilitat horària pot repercutir de manera positiva en la productivitat, sempre que se segueixin una sèrie de pautes d'organització personal, a més d'evitar els lladres de temps ja esmentats:

  • Evitar la multitasca. És a dir, centrar-se només en una tasca.
  • Planificar la propera jornada. Aprofita els últims minuts de la jornada per organitzar l’endemà. A primera hora es té més energia, i així es comença al matí amb els objectius definits.
  • Treballar per blocs. Millorar la productivitat no consisteix a treballar més, sinó a fer-ho millor. Per aconseguir-ho, és necessari fer pauses i tenir moments de descans, que han d'estar també planificats.
  • Tenir ordenat el lloc de treball, tant la taula com l'entorn. Un ambient caòtic repercuteix de manera negativa en la concentració.
  • Vigilar a no ajornar tasques. Les tasques que més costen s'han de dur a terme les primeres, ja que si es van posposant es corre el risc de no lliurar-les a temps o de fer-ho amb una qualitat inferior.

 

-Categories i etiquetes-
up