Entre les principals preocupacions de les petites i mitjanes empreses (pimes) es troba el control de les despeses. Tot i que el cert és que aquest control es focalitza en les grans partides, cal tenir en compte també les anomenades despeses formiga. Les despeses formiga són petites despeses que, de manera individual, gairebé no suposen diners però que, en conjunt, poden implicar un gran esforç per a qualsevol pressupost. Si no es limiten adequadament, és probable que acabin afectant la comptabilitat del negoci. En casos extrems, la suma de tots pot arribar a suposar al voltant d'un 10 % de la despesa mensual total d'una empresa. Les auditories periòdiques i una bona organització financera són les millors solucions per controlar-los.
Com puc identificar les despeses formiga a la meva empresa?
Encara que hi ha un ampli ventall de despeses formiga, la majoria comparteixen unes característiques similars:
- Es realitzen cada dia o amb una periodicitat fixa, com per exemple, un mes.
- El seu impacte unitari al compte de resultats de l'empresa és molt petit.
- És possible prescindir-ne o, almenys, poden substituir-se per altres complementàries que aporten un servei similar.
- No estan assignades a cap departament de la companyia i es realitzen amb caràcter general per qualsevol empleat.
- No apareixen detallades als pressupostos anuals de l'empresa.
Recomanacions per acabar amb les despeses formiga
L'eina fonamental amb què compten els gestors d'una pime per identificar i eliminar les despeses formiga és la del pla de control de despeses. Mitjançant aquest, s'auditen i s'analitzen totes les despeses que suporta l'empresa, imputant cadascuna a un departament, a un projecte o a una activitat determinada. Per aconseguir que un informe d’aquestes característiques tingui èxit, ha de comptar amb la implicació de totes les persones que exerceixen alguna responsabilitat dins l’entitat, de manera que es pugui ordenar i justificar cada partida de despesa.
Una altra recomanació és assignar pressuposts tancats a cada projecte, de manera que sempre que se superi el límit calgui auditar i validar qualsevol increment de capital. També és força habitual que aquestes tasques de verificació comptable es deleguin en un tercer extern per buscar la major objectivitat possible.
La tecnologia pot tenir un paper fonamental perquè obtinguin els resultats més fiables possibles en un pla de control de despeses. En aquest sentit, la banca digital permet a les empreses i als autònoms realitzar qualsevol operació des d'un dispositiu connectat, mitjançant la pàgina web del banc o per mitjà de l’app. Per exemple, és possible consultar el saldo i verificar els moviments dels comptes, cosa que facilita la identificació de possibles despeses formiga. Fins i tot es poden categoritzar les despeses i rastrejar les que són prescindibles i que s'hagin produït en el passat per intentar reduir-ne el seu impacte financer.
Altres mecanismes d’estalvi en una pime
- Realitzar una gestió financera a llarg termini, de manera que es planifiquin amb antelació les despeses més rellevants (lloguer d'oficina, adquisició de primera matèria o contractació de personal, per exemple) o el cost de les inversions.
- Reduir les despeses administratives apostant per una digitalització més gran, en especial, d'aquelles tasques que siguin repetitives i en què la gestió humana aporti poc valor, com el còmput de despeses o de factures en un projecte.
- Identificar ajuts públics o bonificacions a què es pugui acollir la companyia. Per exemple, dins les convocatòries del fons europeu Next Generation EU n'hi ha moltes que tenen com a focus les pimes, com és el cas del Programa Kit Digital.
Pot interessar-te: Banc Sabadell t'ajuda a descobrir les claus del fons europeu Next Generation EU
En qualsevol cas, és clau comptar amb l'assessorament professional d'un gestor del banc ja que pot aconsellar com optimitzar la gestió del pressupost empresarial i acompanyar els processos de finançament i d'accés a ajudes.
Vols que un expert t'aconselli sense cap mena de compromís sobre què convé més a la teva empresa? Deixa’t assessorar per un especialista.
