movi-image-lainformacion-webinar-event-digital-1
Envia'ns suggerències
Transformació digital
4 min del teu temps

Webinar i altres alternatives per adaptar el teu esdeveniment a l’entorn digital

13/05/2020

Les mesures per pal·liar la COVID-19 han arrasat els congressos clau, i han obligat el sector a reinventar-se en l’entorn digital.

Si hi ha un sector que s’ha vist afectat de manera directa per la crisi sanitària del coronavirus, aquest és el dels esdeveniments. Tot va començar amb la cancel·lació del Mobile World Congress, programat per celebrar-se a Barcelona entre el 24 i el 27 de febrer; la cancel·lació es va accelerar per la caiguda en cascada del calendari d’activitats de les grans companyies tecnològiques. Sense saber-ho, aquesta decisió ja estava marcant l’incert futur al qual ara s’enfronta el col·lectiu de les fires comercials.

El coronavirus ha provocat la cancel·lació de grans esdeveniments internacionals com la Fira Internacional de Turisme de Berlín i el Saló de l’Automòbil de Ginebra, a més de paralitzar Alimentària, a la Ciutat Comtal, i l’activitat a la madrilenya Ifema.

Les mesures d’higiene i seguretat que s’han de prendre per frenar l’expansió del virus, com ara evitar aglomeracions, evitar també el contacte físic i respectar una distància d’entre 1,5 i 2 metres, han fet gairebé impossible la celebració de multitud de cites previstes per al primer i el segon trimestre de 2020. De fet, la COVID-19 ja ha provocat la cancel·lació o l’ajornament de més de 190 fires i 270 congressos al país, i a Europa les xifres arriben a les més de 3.300 fires, amb unes pèrdues estimades fins a finals de juny de fins a 28.800 milions d’euros.

Aquestes són les dades que han facilitat l’Asociación de Ferias Españolas (AFE) i l’Asociación de Palacios de Congresos de España (APCE), unides per fer front a una crisi que amenaça el sector i davant la qual exigeixen crear un paquet d’ajudes que els impulsi a afrontar aquesta complicada realitat. Ambdues representen els principals recintes, organitzacions de fires comercials i palaus de congressos espanyols.

Tant l’AFE com l’APCE recorden que la seva activitat és un “motor de creixement de molts sectors i de tracció de negoci internacional”, el cessament del qual pot provocar un efecte dòmino en altres sectors que en depenen indirectament.

Sota aquesta premissa funciona el Grupo Eventoplus, un conjunt de mitjans dedicats al sector dels esdeveniments empresarials i del sector MICE (meetings, incentius, congressos i exposicions). Des del grup expliquen com viuen la nova realitat: “El nostre ha estat el primer sector a entrar en crisi i, probablement, serà l’últim a sortir-ne quan la situació sanitària estigui absolutament sota control i les empreses s’atreveixin a tornar a reunir-se, mentre que altres àmbits econòmics de mica en mica s’aniran recuperant”.

Per aquest motiu, el grup ha llançat una campanya de comunicació que estimula el sentiment de pertinença al sector i a tots els seus professionals. Fent servir l’etiqueta #SomosEventos , un total de 2.245 empreses i professionals autònoms s’han unit per reclamar solucions a una activitat que a Espanya, calculen, “té més de 15.000 milions d’euros d’impacte i genera més de 200.000 llocs de treball”.

Cancel·lacions i incertesa

La tornada a la ‘nova normalitat’ porta esperança al sector dels esdeveniments, però també incertesa. Les condicions de la tornada a la feina no seran les mateixes i les empreses hauran de sotmetre els seus treballadors i instal·lacions a estrictes mesures de control d’higiene. Així, per poder celebrar una fira caldrà establir nous protocols que en garanteixin la seguretat.

“És important que es defineixin normes clares sobre com es podran tornar a organitzar esdeveniments: capacitat legal, mesures de desinfecció, distàncies entre convidats, etc. Això serà complicat (la proximitat humana és important en els esdeveniments), però el sector està disposat a modificar els seus formats en funció del que permetin les normes”, apunten des del Grupo Eventoplus.

Mesurament de la temperatura, tests ràpids a tot el personal, respectar el distanciament físic, higiene de mans, entrada i sortida del lloc de treball de manera esglaonada i portar mascareta sembla que passaran a ser normes bàsiques en el sector de l’organització d’esdeveniments.

Tanmateix, abans de preocupar-se pel futur, moltes empreses s’han vist forçades a cancel·lar o posposar els seus esdeveniments, cosa que ha frustrat els seus plans, i no saben què passarà a partir d’ara. “Les empreses volen ser responsables i aquest tipus de decisions han estat necessàries per no assumir riscos de salut”. Des del Grupo Eventoplus, aconsellen que, per comunicar l’ajornament o l’anul·lació d’un esdeveniment, primer de tot cal “explicar bé la decisió. Després, com sempre, tornar als objectius i pensar en opcions”, com ara:

  • Canviar de data: molts esdeveniments s’han posposat per celebrar-se a la temporada de setembre a octubre, una alternativa essencial “si el component de trobada física és realment important”.
  • Canviar el format: si bé el més desitjat és un esdeveniment de grans dimensions que impressioni el públic, “es fan molts esdeveniments de petit format que òbviament impliquen molta feina, però també tenen l’avantatge d’una comunicació més directa i interactiva”, i que s’adapten a les limitacions de capacitat que molt previsiblement imposarà la nova situació.
  • Utilitzar la comunicació en línia: el més factible i immediat és fer el salt al món digital, encara que sense “prometre allò que no es podrà oferir”, ja que cal no oblidar les limitacions d’aquest format respecte a un esdeveniment físic i experiencial.

Una adaptació tecnològica: seminaris web i altres fórmules

Les restriccions imposades als esdeveniments multitudinaris i l’obligació de respectar la distància de seguretat interpersonal fan molt complicat tornar a organitzar esdeveniments a curt termini de manera presencial, una situació davant la qual la tecnologia podria tenir la resposta.

En els últims anys s’ha incrementat l’ús i la implementació de la tecnologia en la celebració de fòrums i congressos com una eina per maximitzar l’experiència del públic i, ara, és la solució per adaptar els esdeveniments.

Per mantenir l’essència del directe, l’streaming és la millor tendència tecnològica, ja que permet la interacció i el seguiment en temps real de la celebració de l’esdeveniment en qüestió. Tot i que no hi ha res que pugui suplir el contacte físic, aquesta opció pot amplificar l’experiència i incrementar el seu valor d’emocionar, gràcies a la màgia del directe i a la simulació del cara a cara que ofereix.

 

 

 

 

movi-image-lainformacion-webinar-event-digital-2

 

 

 

Aquesta és una opció cada vegada més escollida durant el confinament, i una prova d’això és l’increment de la demanda de plataformes de vídeo en directe com ara Run The World, Wowza, Switcher Studio, Redstream i Hopin.

“En els esdeveniments, l’engagement i la participació dels assistents són importants, i per recrear-ho hi ha plataformes que ofereixen esdeveniments virtuals amb avatars, tot i que no hi ha res que pugui substituir tots els beneficis de veure’s cara a cara, i experimentar a través d’un avatar encara no és el més natural”, aconsellen des del Grupo Eventoplus.

A aquesta tendència s’hi ha sumat LinkedIn, que ha creat per als seus usuaris una nova opció: ‘Esdeveniments de LinkedIn’. D’acord amb la plataforma, aquesta opció permet “convidar els contactes de primer grau i gestionar esdeveniments en línia”, en els quals es poden compartir actualitzacions en temps real. En aquest sentit, l’entorn virtual s’ha convertit en la millor solució per donar respostes en el context actual.

Malgrat que hi ha dotzenes d’alternatives en el món digital, cal no perdre de vista que les possibilitats tecnològiques són limitades respecte a la veritable experiència que representa un esdeveniment físic, tal com assenyalen des del Grupo Eventoplus: “Una experiència en línia no és un esdeveniment; l’impacte de comunicació, el component experiencial i la posada en escena no tenen res a veure”.

Els seminaris web estan agafant protagonisme com la nova eina perfecta per a la formació. Un seminari web és una conferència, curs, seminari o taller en format vídeo que s’imparteix a través de la xarxa i s’adapta al confinament sense renunciar a la interacció que es pot produir entre l’emissor i el públic, ja que és en directe.

Ja hi ha molts webs que ofereixen aquest tipus d’activitats, de les temàtiques més diverses, des de cursos de cuina fins a tallers oferts per veritables experts en màrqueting i comunicació per a autònoms.

Un exemple representatiu d’aquesta adaptació és el de les activitats de Sabadell Hub Empresa, espai de relació i expansió empresarial situat al centre de la ciutat de València. “Hub Empresa va tancar les portes de manera temporal amb motiu de la COVID-19. No obstant, en aquests moments, per als empresaris i els professionals és més rellevant que mai pensar estratègicament, contrastar idees i adquirir nous coneixements i, per això, temporalment donem servei als nostres usuaris de manera en línia”, explica Lluís Pons, director de Màrqueting de Banc Sabadell. Com es pot veure a l’agenda, han adaptat els esdeveniments que feien de manera presencial a seminaris web amb contingut d’utilitat per a empresaris en aquests moments de crisi.

Com serà el futur?

L’adaptació a la realitat posterior a la COVID-19 és incerta, però des del sector són optimistes: “Ningú no dubta que la comunicació en viu i els esdeveniments tenen un futur brillant. Som criatures socials i tàctils, els esdeveniments formen part de la nostra vida des de sempre, i això no canviarà. Pensem que fins i tot guanyaran protagonisme: com més high tech hi hagi, més high touch ens caldrà”, asseguren des del Grupo Eventoplus.

Si una cosa traurà aquesta activitat de la crisi sanitària és una implementació més profunda del món digital com a “complement per a la gent que no pugui assistir a l’esdeveniment en qüestió”, i des del sector creuen que ara “cada esdeveniment tindrà el seu component presencial i la seva versió en línia”.

Però al Grupo Eventoplus no perden l’esperança: “Aquesta crisi ha afectat el sector dels esdeveniments en el seu millor moment, quan les estratègies de màrqueting i de gestió del talent utilitzaven ja els esdeveniments com una eina molt estratègica. Tornaran a tenir aquest protagonisme, els esdeveniments són la comunicació absoluta!”.

Fotografia de Tyller Callahan i Glenn Carstens-Peters a Unsplash
-Temes relacionats-
up