Els viatges de feina estan a l’ordre del dia en el món empresarial, especialment dins de les grans i mitjanes empreses. Segons les dades d’Edenred, gairebé un quart dels empleats espanyols es desplacen almenys una vegada al mes per motius laborals.
Les despeses de viatge són deduïbles per a l’empresa en l’impost de societats i fins i tot en l’IVA, i per a l’autònom en l’IRPF. Això inclou desplaçament, allotjament i alimentació, és a dir, allò que es coneix com a dietes. A més, també s’hi poden afegir els menjars i sopars amb clients.
Hisenda vigila amb zel aquesta mena de despeses deduïbles per evitar possibles fraus. Perquè, si l’empresa pot incloure’ls com a despesa deduïble, per al treballador també és una renda exempta en l’IRPF. En altres paraules, no pagarà impostos per ella, i per això hi ha companyies que ho aprofiten per augmentar el salari dels seus empleats sense passar per la caixa de l’Agència Tributària.
Com acreditar que la despesa és deduïble per a l’empresa
L’impost de societats (IS), l’IVA i l’IRPF són tributs diferents, amb la seva pròpia normativa. Així, allò que en un pot incloure’s com a despesa deduïble no sempre servirà en l’altre, especialment en l’IVA, el més restrictiu de tots.
En aquest sentit, l’IS estableix que perquè una despesa sigui fiscalment deduïble ha de complir quatre criteris: incloure’s en la comptabilitat de l’empresa, estar degudament justificada, tenir una correlació amb els ingressos i estar imputada al període que correspongui.
Només quan es compleixin aquests criteris es podran deduir en l’IS. A efectes pràctics, això vol dir que has de ser capaç de demostrar que el desplaçament tenia relació amb el negoci de l’empresa i que va servir per generar ingressos i fer clients.
Entraria en aquest punt l’assistència a fires? I els menjars amb els clients? L’article 15 de la Llei de l’IS es refereix a aquestes despeses que no estan directament relacionades amb la promoció de l’activitat empresarial i que es coneixen com a liberalitats. Amb caràcter general, aquestes liberalitats no són deduïbles tret que tinguin a veure amb:
- Despeses per atencions a clients o proveïdors.
- Despeses per promocionar, directament o indirectament, la venda de béns i prestació de serveis.
Aquí és on entrarien els sopars amb clients, regals a proveïdors i clients i, fins i tot, les despeses d’acudir a determinats esdeveniments del sector. Per evitar el frau, la llei també limita les despeses deduïbles a l’1% de la facturació.
En l’IRPF és on empleats i autònoms es podran deduir les despeses de transport i les dietes d’allotjament, encara que ho faran de forma diferent. Per als treballadors, es tracta d’una quantitat exempta de tributar, encara que existeixen una sèrie de límits en les quanties. Si escau, no hauran d’acreditar res en fer la renda, ja que Hisenda recollirà les dades que faciliti l’empresa.
Per als autònoms, les despeses de dieta són despeses deduïbles, encara que també amb certs límits en les quanties, sobretot les d’allotjament i manutenció. Per a aquestes despeses, Hisenda exigirà que aquestes dietes estiguin relacionades amb l’activitat econòmica. Si es tracta d’una reunió de feina, és important que puguis justificar-les amb correus electrònics o amb una factura que acrediti que era un client.
A més, també exigeix que siguin en establiments de restauració i hostaleria (no serviria un sandvitx del supermercat) i que hagis pagat de manera electrònica (amb targeta).
Amb les despeses de transport, passa una cosa semblant quan es tracta de bitllets d’avió, tren o autobús. En el cas que facis servir el teu cotxe, Hisenda només admet amb caràcter general les despeses relacionades amb el cotxe per a determinades activitats, com són transport de viatgers, mercaderies, ensenyament per a conductors o activitats comercials. Dins d’aquestes últimes hi hauria els agents comercials i representants. A més, el cotxe haurà d’estar afecte a la seva activitat econòmica. En altres paraules, haurà d’utilitzar-se de forma gairebé exclusiva per a la feina. La resta d’autònoms no podran imputar les despeses relacionades amb el cotxe en l’IRPF, encara que sí en l’IVA.
Com expliquem al principi de l’article, IVA, IS i IRPF són tres impostos diferents i el que apliquem en un potser no és extensible a un altre. Pel que fa a l’IVA, el primer requisit per poder deduir és que el viatge estigui relacionat amb l’activitat, i el segon que en conservis una factura completa, no el tiquet o la factura simplificada. Quant al cotxe i despeses de benzina per a transport en general, només podràs desgravar-los totalment com a autònom si el cotxe està 100% afecte a l’activitat. Si utilitzes el cotxe també en la teva vida privada, només podràs deduir el 50% d’IVA.
Siguis empresari, autònom o treballador, hauries de tenir en compte aquests consells per poder desgravar les despeses en transport, viatges i dietes i evitar problemes amb Hisenda en fer-ho.
