Independentment de la mida i dels recursos d'una companyia, és possible augmentar la seva productivitat mitjançant la implementació de diferents mesures que generin un impacte positiu al capital humà

Millorar la productivitat té una sèrie d’efectes positius per a una empresa. S'optimitzen millor els recursos, es redueixen els costos operacionals, es produeix un impacte positiu a la rendibilitat i s'incrementa la competitivitat operativa de la companyia. No obstant això, a Espanya, la mida de la majoria de les empreses és molt petita, cosa que llastra les opcions d'incrementar la seva productivitat a curt termini.

De fet, segons les dades de l'Organització per a la Cooperació i el Desenvolupament Econòmics (OCDE), la productivitat per hora treballada a Espanya té un valor de 58,1 dòlars, gairebé un punt per sobre de la mitjana de la Unió Europea (UE), però molt per sota de les grans economies del continent, com el Regne Unit (64,3 dòlars), Alemanya (74,2 dòlars) o França (77,2 dòlars).

Encara que la mida de l'empresa influeix, hi ha fórmules per millorar la productivitat:

Formar els empleats

Mantenir els treballadors compromesos i fidelitzats amb l'empresa fa que siguin més eficients. Per aconseguir-ho, convé destinar més recursos per a la seva formació, de manera que se n'incrementi la seva motivació i la seva capacitació. Aquesta capacitació pot ser tècnica, d'actualització de coneixements, o anar més enllà per desenvolupar les anomenades soft skills, com la comunicació o el treball en equip.

Així, els empleats estaran més identificats amb l’empresa i tindran la sensació de millorar professionalment. De fet, segons un informe realitzat per Qualtrics, els tres elements principals que porten els treballadors a no canviar de companyia són, per aquest ordre, tenir unes expectatives clares sobre el seu desenvolupament professional a l'empresa, comptar amb un benestar físic i emocional a l'entorn laboral i que l'entitat faci polítiques internes que siguin transparents.

Invertir en tecnologia

La inversió en tecnologia permet sistematitzar processos de treball, principalment de caràcter administratiu. De fet, s'automatitzen certes tasques i es redueix la càrrega de treball dels equips, que poden dedicar més temps a accions que generen més valor afegit.

ºEntre els canvis més habituals per millorar la capacitat tecnològica d'una empresa hi ha l'aposta pel cloud computing i traslladar els arxius al Núvol, modificar el sistema operatiu dels equips o introduir el customer relationship management (CRM) i l’enterprise resource planning (ERP) a les tasques de gestió. Mitjançant la tecnologia, una companyia no només serà més ràpida en els seus temps d'execució sinó també més productiva.

Treballar en trams de no més de 90 minuts

Segons un estudi de la Universitat de Florida, les persones més productives treballen en intervals de 90 minuts i durant no més de 4,5 hores al dia. És possible traslladar aquest mètode a l’empresa i establir descansos programats. Es pot implantar la tècnica Pomodoro, que divideix el temps en franges de 25 minuts amb petits descansos entre cada tram. Actualment, existeixen apps que contribueixen a administrar millor el temps i a posar en pràctica qualsevol d'aquests dos mètodes com ara Focus Keeper, Tomato Timers o Focus Booster.

Millorar la comunicació interna

La productivitat d'una empresa està íntimament lligada a la motivació dels seus empleats, però també a l'eficiència de la comunicació interna. Segons les dades de Staffbase, una comunicació interna eficaç augmenta un 36 % el rendiment a l'empresa i un 40 % la satisfacció dels clients.

Tenir en compte l'opinió de l'equip i facilitar-li canals efectius de comunicació amb els directius són elements clau per incrementar el grau de compromís i de fidelitat de la plantilla. Eines com Slack o Twist han guanyat protagonisme després de la situació derivada de la pandèmia i l'augment del teletreball, ja que ajuden a resoldre els problemes de comunicació interna i a tenir tots els treballadors connectats.

Apostar per desenvolupar el treball en equip

El treball en equip afavoreix la motivació, estimula la creativitat i incrementa el sentiment de pertinença a una organització. A més, facilita el compliment dels objectius i potencia les habilitats socials dels empleats.

Segons la Universitat Icesi de Colòmbia, treballar en equip augmenta un 40 % la productivitat dins de l’empresa. Per aconseguir-ho, és possible recolzar-se en apps com Trello o Basecamp, que serveixen per organitzar els processos i els fluxos de treball.

Limitar les reunions

Les reunions suposen el 15 % de la jornada laboral i poques vegades són tan productives com haurien de ser-ho. Tal com assenyala Alejandro Montealegre, director d'MRC International People Training, al webinar 'Comunicació efectiva: confiança i influència', organitzat mitjançant HUB Empresa de Banc Sabadell, és clau definir l'objectiu de la sessió abans de començar, així com preparar un guió i adjuntar-lo a la convocatòria amb els punts que es tractaran. A més, aquest expert recorda que el temps màxim que dura l'atenció dels participants és de 20 minuts.

Entre els problemes més habituals a les reunions a distància hi ha els errors tècnics o el temps que triguen els assistents a connectar-se. En canvi, a les reunions físiques, l'error més repetit és no portar degudament preparada la trobada.

A més, és recomanable limitar el temps de les reunions a un màxim de 40 minuts per a qüestions importants i 15 minuts per a les actualitzacions d'estat dels projectes.

Pot interessar-te: L'èxit de saber organitzar (i participar) en una videotrucada laboral

Major flexibilitat laboral

Cada cop més els empleats valoren la flexibilitat en els seus models de treball. Un experiment a Suècia va demostrar que els treballadors són igual de productius o més en jornades de sis hores i passa el mateix en reduir a quatre els dies laborals de la setmana. De fet, segons un informe de la consultora Omdia, el creixement del teletreball ha suposat un increment de la productivitat per al 68 % de les companyies que han apostat per aquest model.

En aquest sentit, és fonamental tenir en compte que la implantació de models híbrids de treball facilita la conciliació dels empleats mentre es fomenta una sinergia positiva del contacte diari entre els equips.

Atorgar més autonomia als empleats

Les persones treballen millor quan tenen autonomia i quan saben quins són els seus objectius. Una bona fórmula per millorar la productivitat és aprofitar l’efecte Pigmalió: establir metes per als empleats i després donar-los autonomia per assolir-les. Aquest efecte fa referència a la capacitat d'influir en el rendiment d'una altra persona segons la creença que s'hi tingui. Per exemple, un empleat a qui sempre se'l lloa i a qui sempre se li diu com de bé fa la seva feina és més fàcil que acabi tenint un rendiment millor.

Treballar feliços

Un empleat motivat i identificat amb l’empresa sempre rendeix més. Segons Shawn Achor, les companyies amb treballadors feliços són un 31 % més productives i les seves vendes creixen un 37 %. A més, un estudi de Gallup destaca que a les organitzacions amb empleats feliços la rotació laboral és un 51 % menor i la retenció de talent un 44 % més gran.

Una de les vies per mantenir i incrementar aquesta motivació és mitjançant la retribució flexible, un sistema que permet oferir a tota o a part de la plantilla l'opció de decidir com vol cobrar el seu sou. Així, els empleats poden obtenir una part en efectiu i una altra mitjançant productes o serveis que contracten gràcies a l'empresa, com, per exemple, un pla de jubilació col·lectiu, targetes de transport, xecs restaurant o de guarderia, assegurances de salut privades o programes de formació. Des del punt de vista fiscal, el treballador incrementa el seu poder adquisitiu sense incórrer en costos per a l'empresa. A més, els empleats senten que la companyia es preocupa per les seves necessitats i pel seu benestar, cosa que augmenta la fidelització i la captació de talent.

Per implementar la retribució flexible en una empresa, independentment de la mida o del sector, aquesta pot optar per solucions digitals, com ara Sabadell Flex Empresa, que facilita a les organitzacions oferir plans de retribució flexible.

Pot interessar-te: Els beneficis socials i els avantatges fiscals de la retribució flexible

Fotografia de Fauxels a Pexels.