Una bona exposició manté l’atenció de les persones a les quals va dirigida i fa arribar el missatge que volem transmetre amb claredat. Existeix una varietat de programes que permeten a través de diapositives, text, vídeo i elements gràfics transmetre qualsevol informació.
El software de presentacions PowerPoint, de Microsoft, és l’eina estrella per aquesta escomesa. No en va porta més de 30 anys al mercat i cada dia es fan prop de 30 milions de presentacions, segons xifres de la companyia. Però no és la única. Abans de buscar noves opcions, malgrat això, el dissenyador de la presentació ha de tenir clares les següents pautes.
1. La forma
- Disseny. Opta per allò senzill: si recarregues el contingut amb efectes aquest passarà a un segon pla. Desenvolupa una estructura que enllaci els temes i identifica un fil comú que unifiqui totes les diapositives. És vital perquè l’audiència no es perdi.
- Fons. Ha de ser clar i net.
- Tipografia. Escull un únic tipus de lletra que es llegeixi bé (millor sense ornaments) i de mida llegible a qualsevol distància.
- Colors. Opta per un únic to que no compliqui la lectura. Si en tries diversos, ves amb compte que no esborrallin el contingut.
2. El contingut
- Menys és més. Plasma els punts clau, com a suport visual. Després, la presentació de viva veu explicarà la resta. Si el públic ha de llegir textos llargs, pot ser que s’atabali i perdi l’interès. Utilitza frases curtes i impactants que inspirin.
- Imatges amb força. Les il·lustracions i els vídeos relacionats amb el contingut són un atractiu de pes. Els recursos originals, nous i de qualitat són un valor en alça tant com la inclusió de testimonis.
3. Defendre la presentació
- Enganxa a l’audiència. Comença plantejant una pregunta, compartint amb el públic una frase cridanera o explicant una anècdota.
- Mostra seguretat. El llenguatge no verbal és molt important. Intenta transmetre tranquil·litat. Controla la por, respira bé i mantén el contacte visual amb tota l’audiència. No et fixis en un punt o en una sola persona.
- No t’excedeixis en el temps de presentació. Els experts calculen que no ha de durar més de 20 minuts. A partir d’aquest temps decau l’atenció.
- Acaba amb un resum. Sintetitzar allò que s’ha presentat en un minut és una bona manera d’acabar.
- El millor comiat. No ho facis només donant les gràcies. Interpel·la a la teva audiència preguntant allò que t’interessa i l’objectiu que vols aconseguir.
Més enllà de PowerPaint
Si els projectes, els productes i els serveis dels quals volem parlar no són iguals, per què uniformem totes les presentacions amb el mateix vestit? Malgrat que PowerPoint és una eina senzilla, n’hi ha altres que ofereixen una infinitat de camp d’opcions. Això sí, abans d’usar-les assegura’t de la seva compatibilitat amb el sistema informàtic que utilitzi la teva audiència. Aquestes en són algunes.
Amb versions de pagament o gratuïta, és una eina amb àmplies possibilitats creatives i molt dinàmica. Ofereix una tela que possibilita les presentacions animades. Cal assegurar-se d’establir una bona connexió entre els diversos continguts i no abusar dels efectes especials.
És un programa senzill, amb opció gratuïta i de pagament, indicada pels que busquen una presentació sense complicacions. Limita el número de diapositives per reforçar la senzillesa. Una vegada acabada pot convertir-se en un document de PowerPoint.
Ideal si busques exposicions originals i entretingudes. Es tracta d’un programa d’animació de vídeos amb personatges de còmic, molt visual i de fàcil aprenentatge. Té una versió gratuïta, que dura uns minuts, i una de pagament amb la qual es pot ampliar el temps.
Es caracteritza per una gran qualitat gràfica i pel gran nombre de dissenys predeterminats que es poden personalitzar. És perfecta pels que tenen poques nocions de disseny i a més és gratuïta.
Proposta de lliure accés i senzill maneig. No és necessari descarregar l’eina, s’hi pot treballar online. S’organitza a través de diapositives amb molts elements i plantilles predeterminades amb diverses possibilitats per introduir elements multimèdia.
LA IMPORTÀNCIA DE LA PRESENTACIÓ
Aquest tipus d’exposicions ocupen un espai fonamental en reunions de feina i, per descomptat, en la posada de llarg de nous productes o empreses. Com cal plantejar-les per assolir l’èxit? “Malgrat que no existeixen fórmules màgiques en comunicació algunes pautes ajuden (i molt)”, afirma Natalia Cabot, professora de Comunicació Estratègica a l’escola de negocis IEBS.
Stephen M. Kosslyn, professor de Psicologia de la Universitat de Harvard creu que “hi ha tres objectius fonamentals que defineixen qualsevol presentació: connectar amb el receptor, mantenir l’atenció i fomentar la comprensió i el record del missatge”. Si es compleixen aquestes tres finalitats, l’èxit està assegurat.
