Controlar i gestionar correctament les existències del magatzem redueix costos i millora el servei al client
Portar un control correcte de les existències en una empresa és essencial perquè funcioni bé. Saber quins elements formen part del nostre magatzem, conèixer quin és el nivell d’estoc de què disposem o saber si falten matèries primeres per a la fabricació són qüestions que no hem de deixar sense supervisar. Vegem com es pot dur a terme aquest control i, més endavant, la millor manera de gestionar les nostres existències.
Conèixer el magatzem i les seves existències
És essencial comprendre la importància que té cada mercaderia, com també quin lloc han d’ocupar al magatzem. Primer de tot, és imprescindible tenir molt ben controlades les matèries primeres necessàries. Si ens en falta alguna, no podrem fabricar o treballar.
Classificar la mercaderia
No hi ha un únic mètode i cada empresa s’adaptarà millor a un mètode o un altre, però és imprescindible que la classificació es faci.
Pot ser per ordre de rellevància en el magatzem. L’anomenat mètode ABC reconeix amb una A les existències essencials i normalment menys abundants; les classificades com a B, amb un valor mitjà, però que és important tenir controlades, i les C, que tenen menys valor però són més nombroses.
Dispositius i eines de control
De vegades no és fàcil portar un registre exhaustiu de la informació, ja que, en ocasions, per exemple, la venda d’un sol producte, pot ser que hi hagi diversos articles que surten del magatzem o que aquesta referència estigui a punt de deixar d’existir.
Perquè tot quedi correctament registrat i es pugui dur a terme un bon control del magatzem, “és fonamental disposar d’un programari intuïtiu i fàcilment adaptable a les necessitats de l’empresa”, recomana el vicepresident de vendes de Sage Iberia, “una cosa que és especialment rellevant en el cas del sector logístic, del transport i de la distribució. Es tracta d’automatitzar el màxim possible la gestió d’existències”. Aquest tipus de programes s’anomenen PGA (programari de gestió de magatzem), en anglès WMS (Warehouse Management System). Entre aquests programes destaca el mateix Sage, que compatibilitza el control amb la gestió i la venda, o Siga, que permet fer lectures de palets i productes en remot mitjançant PDA equipades amb lectors de codis de barres.
Mitjançant la identificació per radiofreqüència podem localitzar tots els articles que formen part de la nostra cadena de subministrament d’una manera ràpida i eficaç: des de les matèries primeres que encara no han arribat fins a allò que tenim emmagatzemat o està viatjant cap al client final. Un exemple de programa amb aquest sistema és GeinforERP. “Gràcies a aquest sistema, les pèrdues de productes disminueixen d’una manera molt important, ja que controlem tota la fase de producció des de l’ordinador situat a la nostra empresa”, resumeixen els experts de Deusto.
Organització i planificació
Un cop ben controlat el que tens, arriba el moment de millorar la gestió. De què emmagatzemar, quant i quan depèn la bona marxa de molts negocis. Un estoc equilibrat, amb una bona relació entre les entrades i les sortides, és a dir, les compres i les vendes, millorarà la rendibilitat de la teva empresa i et permetrà reduir costos. Com diu Ransanz, “una gestió correcta dels fluxos de magatzem permet donar sortida a les comandes d’una manera ràpida i eficient, sense patir trencaments d’estocs i donant un servei més gran i més bo als clients amb el menor cost possible”.
Nivell òptim
Aquí, el repte és no passar-se ni quedar-se curt. És a dir, conèixer quin és el nivell òptim d’existències, ja que correm el risc de quedar-nos amb una gran quantitat de mercaderies al nostre magatzem, que no tindran sortida immediata, amb els costos que implica el fet que aquesta mercaderia estigui immobilitzada. El contrari seria trobar-nos amb un trencament d’estoc si el nivell d’existències és massa baix. Aquesta situació afectaria les vendes al consumidor o els retards en els lliuraments, amb el risc de pèrdua de contractes i de clients.
Càlcul
El més recomanable és fer una revisió mensual de les vendes per calcular la mitjana d’existències que seria aconsellable tenir. A aquesta xifra no hi cal afegir més d’un 10 o 15 % amb caràcter general. No obstant això, en determinades èpoques de l’any, com ara Nadal, rebaixes o campanyes de promoció, i en funció del tipus de negoci que es regenti, aquest percentatge s’haurà d’incrementar.
Per aquesta raó, també hauràs de saber quin és el teu estoc màxim. Amb això ens referim a la quantitat límit d’un producte que podem tenir emmagatzemat. Si estem en aquests nivells sense que ho hàgim previst abans, voldrà dir que les vendes han baixat i cal donar sortida com sigui a les referències emmagatzemades.
Prioritzar
També és clau, com dèiem quan parlàvem de la classificació, saber quins productes són els que aporten el gruix de la rendibilitat per prioritzar-los per davant de la resta. Seria desitjable que la gestió d’aquestes mercaderies estigués tan automatitzada com fos possible: comptabilització exacta, alarmes quan es passi per sota d’un cert nivell d’estoc o programació d’ordres automàtiques per reposar l’estoc.
Aquí, cal tenir previst un estoc de seguretat, que són les existències de les quals sempre hem de disposar per fer front a la mitjana de les comandes si, per exemple, tenim un retard en l’arribada de les matèries primeres —i no podem produir— o si una comanda anterior més grossa del que havíem previst ha fet reduir les existències d’aquests productes que ens aporten més benefici.
I si amb prou feines emmagatzemo?
No hi podrà haver mai una bona gestió de les existències si el nostre sistema de producció no és l’adequat. Per això, val la pena plantejar-se si a la nostra empresa li convindria aplicar el sistema de fabricació anomenat just in time, que per a moltes pimes pot comportar millorar sensiblement els seus processos i beneficis.
Consisteix a fabricar o demanar els productes o matèries primeres que necessitem a mesura que se’n va tenint demanda. D’aquesta manera, al magatzem guardem la quantitat justa de producte i se serveix al client gairebé alhora que el demana. Aquí, el risc és que hagi comandes extraordinàries que no puguem assumir donades les escasses existències.
