Quan iniciem una activitat laboral, ja sigui una pime o una empresa emergent (start up), hem de tenir en compte una sèrie de requisits per posar-la en funcionament. Un d’aquests requisits és el programari de gestió, és a dir, el programa intern que farem servir per al desenvolupament de la nostra empresa. Aquests programes són una eina bàsica per al funcionament correcte del negoci, serveixen per gestionar pressupostos, portar la comptabilitat i comunicar-nos amb la resta de membres de l’empresa, com també per informar-nos.
Hi ha molts tipus de programes, depenent de les necessitats de cada empresa. Per tant, no n’hi ha cap de millor, sinó que el que per a uns és important per a d’altres pot passar desapercebut. Per aquest motiu, hem d’esbrinar quines són les nostres necessitats per seleccionar el programari que s’adapti millor a nosaltres. En alguns casos hi ha empreses amb seus en ciutats diferents i els empleats s’han de poder comunicar fàcilment o, en altres casos, una empresa pot necessitar servidors potents per suportar el pes de les seves operacions.
Hi ha diversos tipus de programes. D’una banda, hi ha els que tenen un programari estàndard, és a dir, programes que ja estan dissenyats i que no es poden modificar. L’avantatge és el preu, són més barats, però pot ser que no s’adaptin al 100 % a les exigències del negoci. A l’extrem oposat trobem el programari a mida, programes que es dissenyen per encàrrec, tenint en compte una sèrie de paràmetres. Són molt més costosos que els programaris estàndard i depenen de l’empresa que els desenvolupi. El resultat és molt satisfactori. En el punt mitjà hi ha el programari parametritzat, que és un programari estàndard però adaptat a unes certes funcions concretes.
Aquests programes de gestió poden ser locals o estar en el núvol. La gestió local és la triada per les empreses sense gaire moviment, l’activitat de les quals es duu a terme dins de la mateixa oficina. El programari en el núvol es pot utilitzar des de qualsevol indret amb connexió a Internet i, per això, és el que prefereixen les empreses que necessiten fer viatges o sortides o que simplement tenen una política de més conciliació i horaris més flexibles.
Hi ha molts programes de gestió i aquests en són alguns exemples, depenent del tipus de sector:
1. Gestió comercial. Per a aquest tipus de negocis se solen utilitzar programes que permetin elaborar pressupostos, fer inventaris, personalitzar documents, pagar proveïdors, etc. A més, és important disposar d’una eina que permeti l’atenció al client. Hi ha diversos programes que desenvolupen aquestes funcions:
- Gestpyme. és molt complet, permet gestionar compres i vendes i organitzar la logística i les finances de l’empresa. És fàcil d’utilitzar i és compatible amb Windows i Mac.
- SockBase POS: és ideal per a comerços, permet controlar l’estoc, crear llistes de preus, fer transaccions bancàries i elaborar factures i rebuts. L’avantatge és que és gratuït i fàcil d’utilitzar.
2. Empreses de transport i logística. Per a les pimes relacionades amb cadenes de subministrament i transport de qualsevol tipus, ja sigui terrestre, marítim o aeri, hi ha diverses opcions:
- SQL Pyme, és un programari de logística molt complet. És útil per al sistema de vigilància, el procés de producció i la gestió de les comandes.
- Geinfor: és molt recomanable. Optimitza la producció, gestiona els magatzems i controla la logística. També, ofereix opcions per fer controls de qualitat, finances i tasques d’administració.
3. Recursos humans. Totes les empreses necessiten gestionar el seu capital humà. Una gestió adequada estalviarà costos a l’empresa, evitarà la rotació i fomentarà el talent. Hi ha diversos programes de gestió:
- Endalia: consta de 15 mòduls que es poden anar modificant. Amb aquest programa es poden assignar funcions, digitalitzar expedients, fer pressupostos, calcular el cost de personal i crear regles d’increments salarials. A més, permet calcular nòmines segons les categories salarials, la incapacitat temporal i les quotes a la Seguretat Social. També permet gestionar horaris.
- Cazanne HR, aquest programari opera a través del núvol, per la qual cosa es pot utilitzar a qualsevol indret. Permet fer controls d’absència per malaltia o vacances, permisos o baixes de maternitat i paternitat i gestionar horaris i nòmines. Aquest programa té un mòdul en el qual els empleats poden adjuntar les seves factures de despeses, rebuts o justificants.
4. Immobiliàries. Hi ha una gran varietat de programari per a les empreses relacionades amb el sector immobiliari. Aquests programes són molt amplis i abasten des de la gestió comercial fins a la financera:
- Prinex. amb aquest programa es poden elaborar estudis de viabilitat econòmica, control de préstecs, tresoreria, pressupostos, lloguers i vendes d’immobles, etc. El programa està configurat com una estructura modular i cada mòdul gestiona una sèrie de paràmetres. Hi ha un mòdul per gestionar els comptes, un altre per fer el seguiment dels arrendaments i un altre per controlar el blanqueig de capitals, etc.
- Mobilia. aquest programa organitza de manera integral un negoci immobiliari. Treballa en la captació i el seguiment de clients, les feines de màrqueting, les visites, la gestió documental, la publicació d’anuncis als diferents portals, etc. A més, permet gestionar la pàgina web de l’empresa, amb un disseny original i diferent.
Hi ha una gran quantitat de programes de gestió, segons els mitjans que necessitem i el pressupost que puguem invertir. Abans de seleccionar-ne un, cal fer un estudi detallat del que necessitem, depenent del tipus d’empresa i de la funció o el producte que venguem.
