Ja fa 42 anys que va aparèixer el primer full de càlcul, VisiCalc, el 1979, i aquest fet va preocupar el gremi dels comptables, que pensava que aquella eina suposaria el principi de la seva fi. Erik Rigola, especialista de màrqueting i transformació digital a la consultora RocaSalvatella, ho recorda ara repassant l'efecte que va suposar l'arribada d'aquelles novetats digitals, amplificat quatre anys després amb l'estrena del popular Excel. Però els comptables van descobrir que aquestes plantilles, que tothom fa servir diàriament, facilitaven la seva feina. «Ells seguien sent necessaris, però ara eren més efectius i precisos en les seves tasques», apunta. Avui s'assumeix com a quotidiana la tecnologia que va resultar revolucionària en el seu moment.
La incorporació d’eines digitals a les empreses resulta imprescindible en l'economia actual, sigui en un restaurant, un bufet d'advocats o un taller mecànic. Així ho creu Rigola, que liderarà el webinar Eines digitals per optimitzar la gestió del teu negoci, organitzat a través de HUB Empresa de Banc Sabadell.
El Programa Digital Toolkit del Pla de Digitalització de Pimes 2021-2025, que recull el Pla de Recuperació, Transformació i Resiliència (PRTR) espanyol, persegueix, precisament, dotar les empreses d'aquests instruments. Tot i que encara no s'han publicat els requisits d'accés ni els terminis per optar a aquests ajuts, se sap que se’n beneficiaran al voltant de 145.000 empreses d'entre 10 i 49 empleats, 1.100.000 microempreses, d'entre 1 i 9 empleats, i 1.600.000 treballadors autònoms.
Cada sector compta amb els seus propis programes informàtics adaptats a les seves necessitats. Tanmateix, hi ha eines i aplicacions que són útils per a totes les organitzacions, especialment per a les petites i mitjanes empreses (pimes), en tasques de gestió, anàlisi de dades, comunicació i tècniques de mercat.
Bàsics per a qualsevol organització: les eines de gestió
En el camp de la gestió, explica Rigola, comptar amb un paquet d'ofimàtica és bàsic per disposar de programes de processament de text, agendes i presentacions multimèdia, entre altres prestacions. Gairebé tots els ordinadors porten aquest tipus de software preinstal·lat, però avui també se’n poden descarregar altres de caràcter gratuït i que s'allotgen en el núvol [en servidors externs en comptes de guardar-se en les memòries dels ordinadors].
Els experts recomanen:
El paquet Microsoft Office és el més estès. La seva versió professional es pot obtenir des de 299 euros. Avui bona part de la feina es fa en remot i es canvia d'equip amb més freqüència que abans, per això, opina Rigola, l'opció més eficient és guardar arxius al núvol. «Jo em decantaria pels paquets de solucions Microsoft Office 365 o Google Workspace [tots dos treballen en el núvol], ja que també ofereixen solucions de correu electrònic i comunicació amb equips i videoconferències, eines indispensables en època post-COVID-19», assenyala.
Les eines de gestió de clients, denominades customer relationship management (CRM, per les sigles en anglès), simplifiquen la feina quan es manegen bases de dades grans. Cristóbal Álvarez, professor d'ESIC Business & Marketing School i fundador de l'empresa de marketing online Social and Sons, en recomana dues: Holded i Zoho CRM. Les dues serveixen per fer projeccions i estudis sobre els clients i ofereixen plans que van des dels 25 euros fins als 159 euros al mes en el cas de Holded i des dels 37 euros fins als 90 euros en el de Zoho CRM.
Una bona carta de presentació: les eines de disseny web
Tenir una pàgina web és un requisit necessari per a qualsevol empresa, sigui per oferir informació o per vendre productes i serveis. Avui, el que no és a internet, no existeix. En ambdós casos caldrà comptar amb el treball i l'assessorament d'un desenvolupador. Assenyala Rigola que «l'important és assegurar-se que utilitzi un software d'ús massiu». El motiu és que aquest tipus de programa sol estar en obert, que vol dir que qualsevol desenvolupador extern pot crear-li una nova funcionalitat. Això farà que la plataforma pugui estar a l'avantguarda i actualitzar-se constantment.
Els experts recomanen:
El software més utilitzat per crear pàgines és WordPress. Disposa, a més, de multitud de plugins, petites actualitzacions que es van afegint segons les necessitats del consumidor per ampliar les seves funcionalitats.
En el cas que l'empresa necessiti una botiga en línia, Rigola recomana dos programes: PrestaShop i Magento: «Funcionen amb la mateixa filosofia oberta, però solen requerir més inversió en el desenvolupament». Aquests instruments es poden descarregar sense pagar per la llicència, però cal allotjar-los en algun servidor, és el que es coneix com a hosting, i això sí, requereix un desemborsament econòmic. Alguns dels servidors més utilitzats són SiteGround, Webempresa i Raiola Networks.
Avaluar la presència del negoci a internet: les eines d'analítica
Una vegada que es disposa de pàgina web, cal gestionar-la i organitzar les dades que generen els usuaris per conèixer la seva evolució. Mesurar la presència permet a l'empresari entendre el comportament dels clients i prendre decisions per impulsar les vendes. Al mercat es comercialitzen eines específiques que ajuden a interpretar les mètriques i a traduir-les en tendències.
Els experts recomanen:
Álvarez proposa Google Analytics per estudiar les dades, un servei que ofereix prestacions des de 0 euros fins als 100.000 euros anuals. Mostra estadístiques sobre visites, pàgines més vistes, usuaris i vendes, entre altres aspectes. «Hi ha altres eines més potents com Tableau Software o Microsoft Power BI, però requereixen més coneixement tècnic i estan enfocades a empreses mitjanes i grans», explica.
Aquest expert també destaca Leapfrog per analitzar el posicionament de la marca a internet i, si es té base de dades, Mailchimp i ActiveCampaign, les més populars i completes, que integren eines de màrqueting i permeten crear campanyes a través del correu electrònic. Per als que volen aprofundir en el tema, Álvarez recomana Hotjar, des de 0 fins a 389 euros al mes, que ajuda a entendre com interaccionen les persones en temps real amb el web.
Connectat amb els clients (i amb els treballadors): les eines de comunicació
La comunicació interna, especialment en èpoques en què el treball en remot ha cobrat protagonisme, és un factor clau per a la bona marxa d'un negoci. Determinar quines eines s'han d'usar depèn de la mida de l'empresa. «Quan parlem d'organitzacions petites, de fins a 50 treballadors, amb el correu electrònic n’hi ha prou», afirma Rigola. Però si la plantilla és més gran, sorgeixen altres necessitats que han de ser respostes amb solucions tecnològiques diferents.
Els experts recomanen:
Amb l'auge del teletreball han guanyat protagonisme les aplicacions que fomenten una comunicació més immediata. Rigola i Álvarez proposen Slack, una eina interessant perquè permet una comunicació més fluida i informal, i Microsoft Teams, una de les favorites d'Álvarez per la seva estabilitat i les possibilitats d'integració amb altres aplicacions. Les dues ofereixen xats comunitaris i privats i permeten compartir arxius.
En la comunicació externa, Rigola assenyala Mailchimp per efectuar enviaments a través del correu electrònic als contactes de la base de dades pròpia, ja que és gratuït fins als 2.000 subscriptors. També proposa iCrowdNewswire o EIN Newswire, dues de les més esteses, que serveixen per enviar notes de premsa de forma massiva i, a més, ofereixen a l'usuari una guia sobre com elaborar-les.
Donar-se a conèixer: les eines de màrqueting i publicitat
Les xarxes socials són instruments amb prestacions gratuïtes molt àmplies i potents per donar a conèixer un negoci. En elles, argumenta Álvarez, només cal invertir-hi ganes i temps.
Els experts recomanen:
Convé parar atenció a Instagram, que és la primera eina a la qual els usuaris acudeixen quan busquen informació abans de comprar un producte, i també a YouTube, la segona, d'acord amb les dades de l'associació mundial de comunicació, publicitat i màrqueting digital IAB Spain. Amb tot, Álvarez aconsella ser també a LinkedIn, Twitter i Facebook. Segons la seva opinió, aquestes no han de faltar.
El sector en què l’empresa desenvolupi la seva activitat, però, ha de determinar els canals més interessants. TikTok és ideal per donar a conèixer una nova sala de copes o de concerts o una empresa d'hostaleria, però no té gaire sentit obrir un compte en aquesta xarxa per promocionar una ferreteria o un bufet d'advocats, especifica aquest expert.
Per a la gestió de les publicacions en xarxes socials i la seva anàlisi, Álvarez, recomana Metricool i Hootsuite, ambdues utilitzades per companyies de totes les mides arreu del món i que són assequibles. Tot i que les xarxes socials són gratuïtes, Rigola aconsella realitzar campanyes de publicitat per segmentar al màxim el públic. I destaca l'ús de les plataformes dissenyades especialment per a negocis, que compten amb funcionalitats tant gratuïtes com de pagament: “Facebook Business Manager, Twitter Ads, LinkedIn Ads i Google Ads”.
El preu variarà segons les funcionalitats i el paquet que es contracti, per la qual cosa és difícil estimar un cost aproximat. A Facebook, per exemple, es pot iniciar una campanya des de cinc euros al mes. En qualsevol cas, sempre és aconsellable, coincideixen tots dos experts, partir d'un paquet bàsic o d'un període de prova per comprovar quins s'ajusten millor a les necessitats de l'empresa.
I ARA, COM GESTIONAR TOTS AQUESTS COMPTES I CONTRASENYES?
Els problemes que la tecnologia crea, ella mateixa els resol. L'empresari es trobarà amb desenes de comptes i de contrasenyes un cop que hagi incorporat al seu negoci les eines digitals més adequades. I, per raons de seguretat, han de ser diferents.
Per evitar oblits o equivocacions existeixen aplicacions específiques per guardar contrasenyes. Erik Rigola, especialista de màrqueting i transformació digital a la consultora RocaSalvatella assenyala LastPass com la més eficaç i intuïtiva. «Així mateix, suggereixo l'ús de les eines natives dels navegadors com Google Chrome o macOS que permeten tenir-les controlades», afegeix.
Cristóbal Álvarez, professor d'ESIC Business & Marketing School destaca una altra app: 1Password, per la seva fiabilitat i la seva alta capacitat d'encriptació, és a dir, el nivell de privacitat. Aquest expert recalca també la importància de crear contrasenyes consistents, amb caràcters especials, intercalant lletres i números així com evitar els wifis públics per connectar els equips.
