Flexibilitat, motivació, estalvi del cost o més interacció entre els companys. Són alguns dels avantatges del sistema conegut com a hot desking. Aquest concepte d'escriptori compartit va néixer durant la dècada dels 90, però ha viscut el seu gran moment de popularitat durant els últims anys; els últims mesos s’ha accentuat per la situació derivada de la pandèmia.
Mitjançant el hot desking, cada treballador es responsabilitza del seu espai de treball i buida l'escriptori que ha ocupat durant una jornada perquè el pugui fer servir un altre company, ja que l'endemà ocuparà una cadira diferent. Diversos informes destaquen que aquesta tècnica serveix per eliminar barreres jeràrquiques i augmentar la interacció dels companys de treball. A més, moltes de les empreses que aposten per aquest mètode busquen ajudar-se amb la transformació digital per potenciar els seus espais i convertir-los en llocs més flexibles i intel·ligents.
En general s'associa als espais de coworking, però aquesta pràctica és cada vegada més freqüent a les oficines privades. La idea central és tenir menys taules de treball que empleats. La majoria d’oficines estan en algun moment del dia desaprofitades, ja que molts dels professionals que hi treballen són en reunions, viatges o treballant en remot. Així, és poc freqüent que el 100 % dels empleats coincideixi a l'oficina. Aquest mètode redissenya els llocs de treball a través de l'aposta per altres més oberts, maximitza l'espai total i podria servir per reduir els costos d'empresa. «En aquesta mena d'entorn laboral no es disposa d'un escriptori per persona, sinó que hi haurà al voltant d'un 25 % menys de taules de treball respecte del nombre total d'empleats», assegura Alberto Muñoz, director a Robert Walters.
L'informe Smart Workplaces de l'esmentada consultora recull que aquesta mena de sistema és encara molt minoritari a Espanya: només l'han incorporat el 17 % d’empreses. Tot i que, segons aquest estudi, el 64 % dels treballadors espanyols està a favor d'implementar el mètode de l'espai flexible.
Frustració i estrès: factors en contra
No tot són beneficis, però. Diversos estudis revelen que la flexibilitat dels escriptoris pot generar un impacte negatiu en la salut emocional, en les relacions intrapersonals o en la productivitat dels empleats. El fet que unes persones arribin abans, reservin amb anterioritat un lloc de treball o escullin sovint millors llocs, com els que són més a prop de la finestra, pot provocar tensions entre els treballadors.
Un altre dels punts en contra és que el soroll o el canvi continu pot desconcentrar o reduir la productivitat dels treballadors més metòdics.
L'impacte de la pandèmia
La crisi de la COVID-19 ha disparat l'ús del teletreball. A Espanya, aquesta pràctica va augmentar un 74,2 % durant el 2020, segons l'últim informe d'Adecco sobre el mercat laboral. Avui, 2,85 milions de treballadors desenvolupen les seves tasques professionals des de la llar, si més no de forma ocasional; això són 1,2 milions més de persones que abans que arribés la pandèmia. No obstant això, la xifra va arribar a batre el seu rècord absolut en el mes de març, coincidint amb el confinament domiciliari decretat pel Govern, quan va superar els 3,5 milions de teletreballadors.
La COVID-19 ha accelerat una realitat que ja era present en molts països del continent. A Suècia teletreballa el 40,9 % de la seva població activa i, als Països Baixos, el 40,1 %. La mitjana espanyola se situa en el 14,5 %. No obstant això, el retorn de la 'normalitat' no suposarà un retorn a la conjuntura laboral que hi havia abans de la crisi sanitària. Els pronòstics apunten a un augment imparable de la flexibilitat en els llocs de treball. És en aquest escenari que el hot desking desperta el seu valor afegit per als temps post-COVID-19.
Moltes persones aposten ara per la combinació de treballar tant des de casa com des de l’oficina. És cert que la idea de compartir es torna més complicada en un moment com l'actual, marcat per la minimització dels contactes socials. Però, amb l'augment de les campanyes de vacunació i la tornada progressiva a la 'normalitat', l'opció del hot desking es projecta com una de les vies de les empreses per maximitzar l'espai i reduir els costos. Per als treballadors podria suposar alternar els seus espais amb un escriptori fix a casa seva i un altre flexible en els seus despatxos, així com continuar conciliant la seva vida professional i la personal.
L'equilibri cap aquest model híbrid farà que les empreses hagin de dissenyar zones comunes «multipropòsits» evitant els cubicles tradicionals per continuar fomentant el sentiment de pertinença a l'organització, destaca KPMG en el seu informe Gestió estratègica del talent davant la nova realitat.
